目的によって会議の進め方は違う。　5つの会議の進め方

コンサルタントの一番の仕事は「会議に出席すること」です。書類作成の時間を除けば、この作業時間が一番多いですね。クライアントさんの会議、お役所の審議会等を含めて、たくさんの組織の会議に出席する機会が非常に多いんです。

そんな中で、「会議上手の会社」と「会議下手の会社」というのが確かにあると思います。

「会議上手の会社」は短時間でテキパキと物事が決まっていき、「会議ヘタの会社」は時間ばかりが長くて、結局、何が決まったのか分からない形で終わってしまいます。会議上手の会社の会議では、終了後に、みんな充実した顔で、次の作業へのモチベーションアップを感じられます。一方、会議下手な会社の会議では、イスに座っているだけで、徒労感で社員さんのモチベーションが下がってきているのを感じます。「くだらない会議に付き合ってられないよ」と思う気持ちもよく分かります。

この２つの組織の最大の違いをあげろと言われれば、「会議の目的明確になっており、その目的に合わせた進め方になっているか？」という事ではないでしょうか？

会議といっても、目的によって進め方は当然、大きく違ってくるはずなのですが、ヘタな会社はいつもワンパターン。上手な会社はその目的に合わせて、進め方を変えることができているのです。

今回は、会議の代表的な目的と、目的別の進め方、必要な準備をワンポイントだけ整理してみました。

問題の原因分析を行い、解決すべきテーマ設定を行う為の会議

この会議は、論理的な会議の進め方が特に大事。必要なデータを事前に準備しておき、各人、会議出席までに、データに基づく「仮説立案」を行っておく必要があります。データなしの話では、問題の正しい原因究明も期待できませんし、それを会議当日に配って、参加者にその場で考えさせるという事では、よい議論は期待できません。

「どのようなデータが原因分析の為に必要か？」が分からないようでしたら、そのピックアップの為に参加メンバーの中の有志で事前会議を行っておくくらいの準備が必要になってきます。
解決策のたたき台を作る為のアイデア抽出の為の会議

解決すべきテーマをどう解決するかという事は、アイデア次第になります。アイデアは、制約なしに、自由な発想で発言してもらった方がよいアイデアが生まれます。くだらないもの、ジョークのような話に、素晴らしいアイデアが潜んでいることも多いモノです。

参加メンバーが自由闊達に意見がでてくるような工夫が必要になります。例えば、飲み物やお菓子を自由に取りながらとか、ゲーム感覚を取り入れるなど堅苦しくない形での会議運営が必要になってきます。
たたき台をベースにした計画ブラッシュアップの為の会議

たたき台の中から、何を選択し、それを具体的に誰がどのように行っていくかという事のスケジュールまでを決定していくという会議ですね。

ここでは、１の話と同じような論理性が非常に重要になります。「選択」を行う論理体系、「完成までの作業ブレークダウン」「組織作り」「作業役割分担」という話を論理的に、もれなくすすめていく必要があります。

ここでは、これらの作業を進めていくためのフレームワークだけは、事前に会議主催者が準備しておく必要があります。
進捗状況の報告の為の会議、

ホントは、「この会議、わざわざやる必要があるのか？」という議論もあるところですよね。グループウェアか何かで、管理しておけばいいんじゃないかという意見もあるところです。
しかし、顔を合わせて、互いの進捗状況を聞いて、「これじゃまずい！」等の気持ちをモチベーションしていく効果もあるものです。しかし、これは、短時間ですます必要があります。もし進捗が遅れている人がいたとしても、その人をうじうじ突っ込んでいると、他の人の迷惑になってしまいます。その場でカツをいれなければならないとしたら、一気に短時間で行ってください。

進捗の会議の際の目的は、「関係者間の調整」の意味もあります。関係者が一応に揃って、実施結果に対して、他のメンバーに協力してもらいたい事についての調整」を行うという役割。これをスムーズにするには、会議前に、他メンバーへの協力が必要な事があれば、議題として申請してもらっておく事が重要になります。
みんなで目標を共有化し、モチベーションアップを図る為の会議

話し合いというよりも、リーダーが目標や計画をメンバーに浸透させ、モチベーションを開催していく際の会議です。
このような会議は、リーダーが一方的に話して終わりという形が多いモノです。話をするにしても、抽象的な話だと頭に残りません。ストーリーテリングの手法を使いながらの分かりやすい話が求められます。

このパターンの会議でよく見られるケースは、リーダーは一生懸命話をしているが、他のメンバーはしらけているというケース。
リーダーが浸透させたい目標や計画を、参加者自身に関わる問題として考えさせる工夫が会議の中に必要になってきますよね。