段取り名人になる為の１０のチェックポイント

私は、かなり段取りマニアで、「段取り系」の本があると、思わず手が出てしまいます。段取り上手になる事は、時間を有効活用する事ができるし、生産性も大きく上昇させてくれます。





楽しさ創造力には、上手な段取りを行う事は不可欠です。私の本「モチベーションが上がるワクワク仕事術」でも、段取りについては、タスクブレークダウンを中心に一部述べているのですが、先日、読んだのが、「頭のいい段取りの技術」という本。

頭のいい段取りの技術

「段取り」だけを一冊にまとめてあるだけに、完璧な段取りを実現していく為の勉強になることが色々とありました。

私の考えを再確認させて頂いたものとして、

1. よい段取りは、ゴールの鮮明なイメージ作りから
   

   これについては、残業を減らすには、「最終完成物の摺り合わせ」のルーチン化からにも書いています。

   最短距離での仕事は、相手との最終完成物のイメージ摺り合わせから始まります。使うのは、たった５分〜１０分程度。この時間を惜しむと、多大な時間のロスが発生してくるのです。
   
   最終完成物のイメージとは、一般的には、これら１０個の確認だと思います（業種、職種によって多少は違ってくるかと思いますが）
   
   ・最終完成物の目的は？
   ・最終完成物の利用者は？
   ・最終完成物の納期？
   ・最終完成物の利用場所は？
   ・納品形式は？使用ソフトは？
   ・納品物のアウトラインは？
   分量が多いモノ。プロジェクトが大きいモノは、特にこのアウトラインの確認せずに、仕事に取りかかれば、「大きなムダ」が発生するリスクが高まります
   ・納品物の基本パターンのデザインは？
   ・納品物の分量は？
   ・納品物に使ってよいコストは？
   ・最終完成物までのスケジュール　（途中でのレビュー等）
   
   
   

2. ゴール地点から逆算して、ブレークダウンしていけ
   

   人を育てる立場に立った時、最初に覚えるべき技術 でも少し触れています。
   私なりのブレークダウン方法については、「モチベーションが上がるワクワク仕事術」で詳細に述べさせて頂いておりますので、ご参考にして頂ければと思います。
   
   
   

3. まずは８０％の品質を目指せ
   

   ８０対２０の法則で考えると、８０％の品質であれば、全体の２０％の時間で完成させる事ができます。
   ８０％の品質のものをまず集中して作り上げ、残された時間で、残り２０％を仕上げていくという段取りが、効率の良い仕事につながってきます。
   
   逆に、最初から１００の品質を目指して、仕事に取りかかると、納期遅れを招いてしまう場合が多いのです。
   
   まずは、スピードを重視して、早く８０％までの品質で完成をさせる。そして残り２０％の品質仕上げる為にに、「たっぷりとかける時間」を残しておく事が、段取り上手な仕事の仕方ではないでしょうか？
   
   
   

4. 曖昧さを排除したアクションプランを作れ
   

   「実行したのかが確認できない行動」や「担当者が不明なこと」、「納期がはっきりしない事」があるアクションプランでは、段取りになりません。
   曖昧さを徹底排除したアクションプランを作る事が段取りになっていくのです。
   
   
   

5. クリティカルパスを重点的に管理しろ
   

   段取りの中では、「この作業が遅れると、全てが遅れてしまう」という、スケジュールの遵守を左右する「クリティカルパス」というものがあります。
   他の作業の取り返しはつきますが、クリティカルパスの作業の遅れは取り返しがつきません。
   
   
   段取りにおいて、「クリティカルパスを管理する」という業務は、絶対に忘れてはいけないものになってきます。
   
   
   

6. 並行処理が増えるような、仕事の割り振りを重視しろ
   

   仕事の仕方として、一つの仕事を終わって、次の仕事を進めていくという直列型処理法があります。もう一つの仕事の仕方として、複数同時にやれる仕事を探して、まとめて処理をしていく並列型処理法があります。（例えばA方向にせっかく行くのならば、ついでの買い物もしていく等という事）
   
   並行処理が増えれば増えるほど生産性はアップされます。特に日次レベルでの優先順位は、この「並行処理」ができるものを優先的にまとめて処理していく事が大事になってくるのです。（時間を大事に使うために覚えておきたい。３種類の優先順位 ）
   
   

私が、この本で改めて勉強になった段取りについての考え方は、「フェイルセーフ」思想の徹底している部分。


「フェイルセーフ」とは、「異常時（トラブル時）においても、安全が確保されるメカニズム」ということ。所謂、不測の事態の為の段取りです。





この「フェイルセーフ」という思想を仕事の中に、どれだけ取り入れているか？と言われると、私の少し弱い部分かもしれません。今まで、「そんな起こりもしないような事に、それだけの労力をかけるのはモッタイナイ」と思っていました。


「フェイルセーフのやり過ぎは」は、取り越し苦労という事になり、ムダのような気はしますが、以下の点については、今後、是非取り入れていこうと思いました。

7. どんな仕事にも安全バッファを取り入れる
   

   私の悪い癖なのですが、ついギューギューのスケジュールを組んでしまいます。
   もしも、何かが起こって多少のスケジュールのズレが起こっても対応できるだけのバッファ（スケジュールの余裕）を作っておく事が、「もしもの事が起こったときの段取り」になっていくという事でしょう。
   
   
   

8. 出張やアポでは小心者過ぎるほどの事前確認を行う
   

   出張などにワザワザ行って、お客様のところで緊急事態が起こっており、アポイントがパーなどなったら、多大な時間のロスが起こります。
   ちょっとした先回りした確認を行っていく事で、そのようなムダをなくしていく事ができます。これは、今までやっていませんでした。
   （実行していこう）
   
   

9. 機械は壊れるものとして、段取りを組んでおく（ハードディスクは３ヶ月に１度壊れるつもりでバックアップしよう）
   

   ハードディスクのバックアップまではしていたのですが、バックアップのバックアップまではとっていませんでした。ちょっと反省ですね。
   これは、PCだけの話ではなく、ネットワークや車など全ての機械に言える話でしょう。常に、壊れた際のバックアップを事前に考えておく事が、トラブルに陥った際も慌てない事になるのでしょう。
   
   

10. 仕事に遅れる人を事前に考慮しておく
    

    いつも仕事がスケジュール通りできない人があなたの周りにはいませんか？納期遅れでいつも、上司から怒られている人はいまえんか？
    仕事の進捗状況すると、一回は「忘れていた」と言うような人はいませんか？
    
    
    このような人がチームのメンバーにいる場合は、その人が遅れる事も考慮に入れた段取りをしていく事。もちろん、「いつも遅れる人」が遅れないような、こちらからの確認するという作業も忘れてはいけない段取りになっていきます。

最後に、もう一つ。段取り上手になるには、「絶対に目標達成させてやる」という覚悟が大事だという事。その気持ちがあるからこそ、「万が一の失敗の可能性」にまで関心を持ち、水も漏らさぬ段取りになるという事が改めて勉強になりました。





段取り上手は、「目標への達成意識」から生まれてくるのでしょうね。

めざせ!仕事のプロ モチベーションが上がるワクワク仕事術

私の「モチベーションが上がるワクワク仕事術」でも、「頭のいい段取りの技術」とは違った切り口で、「頭の整理術」として段取りについてご紹介していますので、是非、参考にしてください。