読むと仕事が楽しくなるヒントがあるエントリー - モチベーションは楽しさ創造から

週１で、私が読んで、仕事を楽しくするヒントに気づかせて頂いたエントリーをご紹介していきます。みなさんにも、そのヒントが分かち合えたらと思い、ご紹介します。

シゴタノ！ - 『チームハックス』序章(2)「予定と実績の共有」がもたらすものから

「タスクリストをチームで共有する意義はわかっていても、それを実行に移すとなると難しい」という声はよく聞かれます。どうして「共有」が難しいのでしょうか。
自分のタスクリストや１日の予定を、仕事の同僚とはいえ公開して、人目にさらしてしまうのには抵抗感があるかもしれません。その抵抗感とは、ひと言でいえば作業を完了させると宣言したことが、証拠として残ってしまうプレッシャーでしょう。
このようにチームで共有することが難しい要因には、次の3つが挙げられます。
　1．予定を詳細に表明する“有言実行”が過大なプレッシャーになる（個人的要因）
　2．自分以外のメンバーの状況がよく見えない（チーム的要因）
　3．プロジェクト全体の状況がよく見えない（環境的要因）

「予定を仲間と共有する事」は多くの会社においてうまくいっていません。その理由は、「管理強化」、「誰かにコントロールされる」という感覚が部下の側にできるからなのでしょう。人はコントロールされるのを嫌うかものです。あまりこの事を口酸っぱく経営者が言ってしまうと、組織のモチベーションダウンが起こってしまったりするものです。

コントロールツールや管理ツール、監視ツールとしての「予定と実績の共有化」が利用してはうまくいきません。管理する側の「あいつの仕事の仕方は大丈夫だろうか？」という疑念を解決するツールとしては、せっかくの情報の共有化が実現できていきません。

ここで紹介されているように「予定と実績の共有化」を「仕事を楽しくする」為のツールとして捉え直してみると面白いですよね。（組織としてのそのような共通認識作りがスタートになると思いますが）

「ホントにあいつはどういう仕事をしているんだろうか？大丈夫なんだろうか？」という監視ツール、疑念ツールとしての「予定と実績の共有化」はやめる。「よく頑張ったね！」という賞賛ツール、「他人の為に、自分が手助けする事が何か」を考える為のアドバイスツールとして「予定と実績の共有化」を使っていくという発想が必要だと思います。そうする事で、まず、「予定と実績」を出したいと思うモチベーションアップを図っていく事が大事なのではないでしょうか？

そうすれば単なる情報共有ツールとしての位置づけでなく、「予定と実績の共有化」がモチベーションアップツール化していくのではないでしょうか？

jkondoの日記 - 自分はもうこれ以上は仕事できない、というところから5回くらいは壁を越えられる気がするより

仕事をしていて、「ああ、今の自分は仕事をしすぎだ、もうこれ以上仕事をしたら体が壊れる」とか思うことって結構あると思うんですけど、実際はそう思ってから少なくとも5回くらいは壁を越えられる気がします。限界っていうのは、ある程度は認知の問題で、自分の中で「この辺までだろう」と勝手に限界を作っている部分もあるなあという事を経験上思うのです。自分の中で、「よくあれくらいのやり方で限界だとか思っていたなあ」と過去の自分に対して思うことも多く、その反省を含めて思うのです。

別に仕事に限らず、いろんな事を集中的にやる場合に、何年間もかけて体と精神を鍛錬していって、集中できる量を増やしていく、っていうことが人間はできますよね。

そうですよね。もうダメだと５回くらいは持つような気がする。もうダメだと思ったとき、「後４回は大丈夫」って思えるって事でしょうね。そっちの方が勇気が出るかも！

Geek to Live：「できる」ToDoリストの作り方 - ITmedia Biz.ID より

できるＴＯ−Ｄｏリストの作り方のポイントを９つにに分けて整理してあります。

分割する：プロジェクトには複数のサブアクションがある。これは重要な違いなので、理解しておくように。ToDoリストはプロジェクトリストではないのだから。「オフィスを掃除する」のように、複数のアクションを伴うタスクをToDoリストに加えてはいけない。「ファイリングキャビネットを整理」「古い書類をシュレッダーにかける」「不要な本を図書館に持って行けるよう箱詰めにする」のように、もっと小さく、やりやすいサブタスクに分割する。

次のアクションを使ってプロジェクトをやり通す：複数のアクションが必要なタスク――つまりプロジェクト――がある場合、ToDoリストには次に実行するアクションだけを置いておく。そのタスクが終わったら、プロジェクトリスト（もう一度言っておくが、ToDoリストとは別だ）を見て、次のアクションをToDoリストに追加する。

具体的な動作動詞を使う：「Acmeの顧客チェック」のような項目では、何が終わったかが分からない。「Acmeのロブに電話する。Q2の売り上げに関する返事」のようにToDoは具体的なアクションにする。「連絡する」という言葉を使わなかった点に注目してほしい。わたしは「電話する」という言い方をした。連絡だと電話かもしれないし、電子メールやIMかもしれないが、よく考えて1つのアクションだけを残せば、動詞は可能な限り具体的になる。

リストは短く：同様に、果てしのないToDoリストは誰もが嫌がる。トンネルの出口の光が見えないみたいに、圧倒されて落ち込んだ気分になる。わたしはToDoリストの項目を20個以下に抑えている（今朝はたったの17個。それでも自分を忙しい人間だと言える）。少なすぎるように思えるだろうか？　そこで思い出してほしいのだが、ToDoリストはプロジェクトの詳細をまとめたもの、「いつかしたいこと」ではない。非常に近い将来、例えば2週間以内とかにやると決めたタスクの集合だ。プロジェクトや、「いつかあるいはたぶん」の項目はよそに置いておくことだ。ToDoリストは短くするべきだ。真剣にやるかどうかを考える余地がなくなるまで。

項目を入れ替え続ける：わたしのToDoリストはたった20項目程度だが、その20項目は毎日変わっている。毎日2〜5個の項目を「済」にして、2〜5個の項目を追加している。

優先順位を付ける：ToDoリストに載っている項目は20個あるかもしれないが、現実には1日に実行するのは2〜3個程度だろう（「起きて、シャワーを浴びて、コーヒーを入れて、仕事に行く」のようなことを書いていなければ）。そこで、その実行するタスクを必ずリストの一番上に持ってこなくてはいけない。

タスクを消す：ToDoリストでどのタスクが最優先か分かるようにするのと同じく、どのタスクが一番長くリストにとどまっているかも分かるようにしなくてはならない。

終わった項目を記録する：有能なアシスタントと同じように、ボスにはどれだけの作業が終わったかを正確に伝えなければならない。自分の生産性の高さに悦に入れるように、済んだ項目をどこかにしまっておくことだ。

習うより慣れろ：単にリストに何かを記録するにしては、かなり手間がかかるように思えるだろう。だが、作業の90％は計画を立てることで占められる。それはほとんどのちょっとした作業にも当てはまる。

「ＴＯ−ＤＯリストとは、自分への命令の出し方だ」という発想が面白いですね。確かにそう。「自分への命令リスト」ですもんね。そんなたＴＯ−ＤＯリストを書く際のポイントがいくつかまとめられています。私も、この書き方で見直してみようと思います。とっても分かりやすいですね。私、個人的にはリストを短くするをちょっとやってみようと思っています。